Voici l’ordre logique de déroulement d’une Assemblée Générale type :

1 – Contrôle du quorum

A l’entrée de chaque membre, un membre du C.A. fait signer le registre de présence (une simple feuille où figure la liste de tous les membres). Pour que l’Assemblée soit valide, un certain pourcentage des membres doit être présent. C’est le quorum, inscrit dans les statuts. Un tiers, par exemple, représente un quorum acceptable.
Avant de commencer, le Président consulte la personne chargée de tenir cet émargement, avant de vérifier que l’Assemblée peut avoir lieu.

Si le quorum est une pratique associative répandue, elle n’est en rien obligatoire hormis dans certains cas spécifiques (associations reconnues d’utilité publique ou pour obtenir certains agréments ministériels). Le quorum se veut simplement un gage de fonctionnement démocratique afin que les décisions importantes ne soient pas prises en comité restreint.

2 – Vote du PV de l’année précédente

Si tout va bien, c’est  une simple formalité. Chaque personne convoquée a reçu, avec sa convocation, un compte rendu de l’assemblée générale précédente.
Ce Procès Verbal est porté aux voies, pour validation.

3 – Le discours du Président

C’est l’exercice le plus délicat : tout l’art consiste en donner une appréciation générale de l’action passée, et à venir, sans faire double emploi avec le rapport moral qui viendra juste après.
Il n’y a pas de discours type : le Président peut inviter à une politique associative générale, faire part de ses satisfactions, ou de son mécontentement, expliquer ses choix…
Quelques sujets récurrents : les succès de l’année ; l’augmentation du nombre de membres ; la désertion de l’association ; le travail admirable des bénévoles ; les efforts financiers ; le départ de l’un des nôtres…

Quel que soit le sujet de son discours, le Président commencera par remercier de leur présence les Officiels (Ville, Département, Fédération…).
Le protocole prévoit de remercier les représentants du Local, vers l’Extérieur, c’est à dire : le Maire, les adjoints, les délégués – le Département (conseillers généraux) – la Région (conseillers régionaux) – l’Etat (le Préfet, le Député, le représentant de la Fédération…), et enfin les acteur privés (sponsor, mécènes, donateurs…).
Un bon discours d’introduction durera au moins 5 minutes, et n’en excédera pas 15, sous peine de lasser tout le monde.

4 – Le rapport moral

C’est généralement le secrétaire qui s’y colle, mais quiconque peut le présenter.
Ici, vous allez résumer tout ce qu’a réalisé votre association dans l’année. C’est un travail à préparer bien avant. C’est la partie la plus intéressante, et celle qu’attendent vos membres. Vous pouvez donc l’égayer par un diaporama, ou faire intervenir des personnes du public.
A la fin de l’exposé, l’assemblée générale (le public) vote son accord à ce qui a été présenté.

5 – Projets et perspectives

Ici, le Président va présenter les projets portés par le C.A pour l’année à venir.
Cette partie peut intervenir après l’aspect financier de l’Assemblée.

5 – Le rapport financier

Par opposition au point précédent, c’est celui qui intéresse le moins vos membres… à moins qu’il y ait des pointilleux qui veulent contrôler où passent l’argent.
Votre trésorier va ici présenter les comptes de l’exercice écoulé.
Un seul conseil : puisque vous aurez remis à chacun (ou projeté au mur) un bilan et un compte d’exploitation détaillé, ne répétez pas verbalement tous les comptes. Le public s’intéresse surtout aux subventions versées, et aux grandes masses (salaires, achats courants, gros investissements).
A la fin de l’exposé, l’assemblée générale vote, et donne ainsi son aval aux comptes présentés.

6 – Le prévisionnel

Dans la suite logique du rapport financier, le Trésorier propose un prévisionnel pour l’année à venir (souvent, déjà commencée). Ce prévisionnel tient compte des perspectives proposées à l’Assemblée, ou plus simplement, reprend les comptes de l’année précédente, avec une légère augmentation.
A la fin de l’exposé, l’assemblée générale vote, et donne ainsi son accord (ou s’oppose) pour ce prévisionnel.
C’est ici que vous prévoirez le montant de la cotisation pour l’année à venir.
Un vote spécifique a alors lieu.

7 – Parole aux délégués

Votre association a peut-être établi des commissions, ou emploie des chargés de mission, à la tête d’un groupe de travail. Cela peut être l’entraineur, le directeur sportif, un responsable de groupe quelconque….
C’est le moment de leur donner la parole.

8 – Questions diverses

Voici le moment des questions particulières, non prévues dans l’ordre du jour.
Comme expliqué précédemment, dans un souci de discipline, vous pouvez imposer à ce que les questions diverses soient envoyées au préalable par courrier.
Si une décision doit être prise, un vote de l’Assemblée aura lieu.

9 – Parole aux Officiels

Ils vous écouté pendant plus d’une heure, sont parfois intervenus au milieu des débats, ils vont maintenant présenter leur point de vue. Vous donnez la parole aux Officiels, représentant la Mairie, l’Etat, la Fédération, le Sponsor…..
Ils auront toujours quelque chose à dire, ne serait-ce que pour vous féliciter de la bonne marche de l’association. C’est ici que se dénouent certains problèmes, surtout en période pré-électorale ! N’hésitez pas à faire valoir vos revendications.
De plus, leur intervention est valorisante pour votre club.

10 – Éventuellement : renouvellement du Conseil d’administration

Si cela est prévu par les statuts, vous devez renouveler votre C.A.
L’Assemblée Générale ordinaire est donc close, et commence une Assemblée Générale Extra-ordinaire.
Le processus de vote est prévu par vos statuts.
Le procédé le plus courant : un certain nombre de membres doit être élu. Une liste des candidats a été distribuée à chaque membre (pensez à les imprimer en nombre suffisant avant), et chaque présent a la possibilité de rayer des noms, de personnes qu’il ne souhaite pas élire. Souvent, aucun nom ne sera barré.
Chacun des candidats ayant obtenu au moins la moitié des suffrages entre au C.A.
Ce C.A. se réunit ensuite rapidement en aparté pour élire son Président.
Une fois le nouveau Président choisi, il se fait connaître auprès de l’Assemblée Générale.

11 – Le Pot de l’Amitié

Vos administrés sont là depuis près de deux heures… ils ont soif !
Tout s’est bien passé, vous remerciez tout le monde, et annoncez la clôture de l’Assemblée, pendant que vos bénévoles sont déjà passés derrière les tables pour aider au service.
Vous proposez pour finir, de partager le « Verre de l’Amitié ».
Le reste est plus convivial, même si, pendant les discussions autour d’un verre, des problèmes trouveront encore des solutions.

Vous pouvez souffler… c’est fini !
Sauf pour votre secrétaire, qui, dans les jours suivant, aura à faire un compte rendu de la réunion.

Une astuce : Comment faire voter un sujet délicat…
Si vous craignez le refus de votre assemblée lors d’un vote délicat, vous pouvez ruser, tout en restant « démocratique ».
Une A.G. dure toujours plus longtemps que prévu. Aussi, prétextez que vous êtes en retard sur le timing, et proposez de voter le sujet délicat à main levée. D’une manière générale, les gens osent difficilement lever la main en réunion. Quand vous demanderez qui s’oppose et qui s’abstient, personne n’osera se manifester, et encore moins jouer au vilain petit canard, de peur d’être le seul opposant. Et voilà, votre motion est passée…!

Un conseil : Comment faire voter (tout court…!)
Comme je viens de le dire, les gens lèvent difficilement la main dans une réunion. Pour tous vos votes, plutôt que de demander « qui vote pour ? »… ce qui risque de vous confronter à un bide, renouvelé avec les « qui votre contre ? » et « qui s’abstient ? »… contentez vous de demander « qui vote contre ? » , puis « qui s’abstient ? »… par défaut, les autres votent pour, et voilà tous vos comptes rendus acceptés !

7 thoughts on “Le déroulement

  1. Je suis secrétaire d’une association depuis plusieurs années. Je viens de lire vos conseils pour l’organisation de L’Assemblée Générale ; beaucoup sont mis en pratique dans notre asso, certains détails peuvent toujours être améliorés.
    Merci pour vos enseignements.

  2. Suit a vos conseils, j’ai testé le « passage en force démocratique » à main levée pour mon A.G.
    J’avais un point difficile a faire passer. C’est passé comme une lettre a la poste !
    Merci pour vos enseignements
    A.C.

  3. Dans vos conseils vous formulez la validation ou l’approbation du compte-rendu de la précédente assemblée . Je ne trouve rien de précis sur cette formalité, est-ce bien une obligation ou non ?
    Merci pour les autres conseils.
    Je pense que je vais recevoir la réponse sur ma boite mail .Merci.

    • La validation du PV de l’année précédente est en théorie le premier point de toute assemblée, mais, après tout… vous présidez la réunion comme bon vous semble…!
      Toutefois, vos membres pourraient vous le réclamer. Je propose ici un plan type, et normal, qui ne laissera aucun doute, ni litige. L’initiative que vous prendrez dépend de vos relations avec vos membres.
      Pour être honnête, voici des années que j’ouvre mon assemblée sans valider le fameux PV. Aucun membre ne me l’a fait remarquer, ni aucun Elu de la ville ! Je continuerai donc l’année prochaine de la même manière…

  4. Bonjour,
    Dans le cas où des questions dans « points divers » doivent être envoyées par courrier R-AR auparavant, et que cela a été dûment fait dans les délais, les questions doivent-elles apparaitre / être inscrites sur l’ordre du jour adressé aux adhérents ?
    Merci de vos éclairages !

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