Voici l’ordre logique de déroulement d’une Assemblée Générale type :
1 – Contrôle du quorum
A l’entrée de chaque membre, un membre du C.A. fait signer le registre de présence (une simple feuille où figure la liste de tous les membres). Pour que l’Assemblée soit valide, un certain pourcentage des membres doit être présent. C’est le quorum, inscrit dans les statuts. Un tiers, par exemple, représente un quorum acceptable.
Avant de commencer, le Président consulte la personne chargée de tenir cet émargement, avant de vérifier que l’Assemblée peut avoir lieu.
Si le quorum est une pratique associative répandue, elle n’est en rien obligatoire hormis dans certains cas spécifiques (associations reconnues d’utilité publique ou pour obtenir certains agréments ministériels). Le quorum se veut simplement un gage de fonctionnement démocratique afin que les décisions importantes ne soient pas prises en comité restreint.
2 – Vote du PV de l’année précédente
Si tout va bien, c’est une simple formalité. Chaque personne convoquée a reçu, avec sa convocation, un compte rendu de l’assemblée générale précédente.
Ce Procès Verbal est porté aux voies, pour validation.
3 – Le discours du Président
C’est l’exercice le plus délicat : tout l’art consiste en donner une appréciation générale de l’action passée, et à venir, sans faire double emploi avec le rapport moral qui viendra juste après.
Il n’y a pas de discours type : le Président peut inviter à une politique associative générale, faire part de ses satisfactions, ou de son mécontentement, expliquer ses choix…
Quelques sujets récurrents : les succès de l’année ; l’augmentation du nombre de membres ; la désertion de l’association ; le travail admirable des bénévoles ; les efforts financiers ; le départ de l’un des nôtres…
Quel que soit le sujet de son discours, le Président commencera par remercier de leur présence les Officiels (Ville, Département, Fédération…).
Le protocole prévoit de remercier les représentants du Local, vers l’Extérieur, c’est à dire : le Maire, les adjoints, les délégués – le Département (conseillers généraux) – la Région (conseillers régionaux) – l’Etat (le Préfet, le Député, le représentant de la Fédération…), et enfin les acteur privés (sponsor, mécènes, donateurs…).
Un bon discours d’introduction durera au moins 5 minutes, et n’en excédera pas 15, sous peine de lasser tout le monde.
4 – Le rapport moral
C’est généralement le secrétaire qui s’y colle, mais quiconque peut le présenter.
Ici, vous allez résumer tout ce qu’a réalisé votre association dans l’année. C’est un travail à préparer bien avant. C’est la partie la plus intéressante, et celle qu’attendent vos membres. Vous pouvez donc l’égayer par un diaporama, ou faire intervenir des personnes du public.
A la fin de l’exposé, l’assemblée générale (le public) vote son accord à ce qui a été présenté.
5 – Projets et perspectives
Ici, le Président va présenter les projets portés par le C.A pour l’année à venir.
Cette partie peut intervenir après l’aspect financier de l’Assemblée.
5 – Le rapport financier
Par opposition au point précédent, c’est celui qui intéresse le moins vos membres… à moins qu’il y ait des pointilleux qui veulent contrôler où passent l’argent.
Votre trésorier va ici présenter les comptes de l’exercice écoulé.
Un seul conseil : puisque vous aurez remis à chacun (ou projeté au mur) un bilan et un compte d’exploitation détaillé, ne répétez pas verbalement tous les comptes. Le public s’intéresse surtout aux subventions versées, et aux grandes masses (salaires, achats courants, gros investissements).
A la fin de l’exposé, l’assemblée générale vote, et donne ainsi son aval aux comptes présentés.
6 – Le prévisionnel
Dans la suite logique du rapport financier, le Trésorier propose un prévisionnel pour l’année à venir (souvent, déjà commencée). Ce prévisionnel tient compte des perspectives proposées à l’Assemblée, ou plus simplement, reprend les comptes de l’année précédente, avec une légère augmentation.
A la fin de l’exposé, l’assemblée générale vote, et donne ainsi son accord (ou s’oppose) pour ce prévisionnel.
C’est ici que vous prévoirez le montant de la cotisation pour l’année à venir.
Un vote spécifique a alors lieu.
7 – Parole aux délégués
Votre association a peut-être établi des commissions, ou emploie des chargés de mission, à la tête d’un groupe de travail. Cela peut être l’entraineur, le directeur sportif, un responsable de groupe quelconque….
C’est le moment de leur donner la parole.
8 – Questions diverses
Voici le moment des questions particulières, non prévues dans l’ordre du jour.
Comme expliqué précédemment, dans un souci de discipline, vous pouvez imposer à ce que les questions diverses soient envoyées au préalable par courrier.
Si une décision doit être prise, un vote de l’Assemblée aura lieu.
9 – Parole aux Officiels
Ils vous écouté pendant plus d’une heure, sont parfois intervenus au milieu des débats, ils vont maintenant présenter leur point de vue. Vous donnez la parole aux Officiels, représentant la Mairie, l’Etat, la Fédération, le Sponsor…..
Ils auront toujours quelque chose à dire, ne serait-ce que pour vous féliciter de la bonne marche de l’association. C’est ici que se dénouent certains problèmes, surtout en période pré-électorale ! N’hésitez pas à faire valoir vos revendications.
De plus, leur intervention est valorisante pour votre club.
10 – Éventuellement : renouvellement du Conseil d’administration
Si cela est prévu par les statuts, vous devez renouveler votre C.A.
L’Assemblée Générale ordinaire est donc close, et commence une Assemblée Générale Extra-ordinaire.
Le processus de vote est prévu par vos statuts.
Le procédé le plus courant : un certain nombre de membres doit être élu. Une liste des candidats a été distribuée à chaque membre (pensez à les imprimer en nombre suffisant avant), et chaque présent a la possibilité de rayer des noms, de personnes qu’il ne souhaite pas élire. Souvent, aucun nom ne sera barré.
Chacun des candidats ayant obtenu au moins la moitié des suffrages entre au C.A.
Ce C.A. se réunit ensuite rapidement en aparté pour élire son Président.
Une fois le nouveau Président choisi, il se fait connaître auprès de l’Assemblée Générale.
11 – Le Pot de l’Amitié
Vos administrés sont là depuis près de deux heures… ils ont soif !
Tout s’est bien passé, vous remerciez tout le monde, et annoncez la clôture de l’Assemblée, pendant que vos bénévoles sont déjà passés derrière les tables pour aider au service.
Vous proposez pour finir, de partager le « Verre de l’Amitié ».
Le reste est plus convivial, même si, pendant les discussions autour d’un verre, des problèmes trouveront encore des solutions.
Vous pouvez souffler… c’est fini !
Sauf pour votre secrétaire, qui, dans les jours suivant, aura à faire un compte rendu de la réunion.
Le compte rendu ( ou procès verbal) de l’assemblée
Rédiger un procès verbal n’a rien de compliqué.
Il n’y a aucune obligation légale (si ce n’est d’en rédiger un !), mais voici quelques conseils :
– commencez par rappeler les coordonnées de votre association, nom , adresse… ;
– rappelez la date, c’est très important ;
– mentionnez le nombre de présents et représentés ; Concluez en expliquant que le quorum était atteint (ou pas !) ;
– mentionnez qui présidait, et qui l’assistait ; Citez les membres du Bureau présents
– au besoin, citez les scrutateurs (en cas d’élection)
– point par point, présentez chacune des résolutions abordées, et résumez le résultat du vote.
– Concluez l’assemblée par l’heure à laquelle elle a été levée…par exemple.
Voici un procès verbal d’assemblée générale d’association type. Il reprend tous ces éléments.
Une astuce : Comment faire voter un sujet délicat…
Si vous craignez le refus de votre assemblée lors d’un vote délicat, vous pouvez ruser, tout en restant « démocratique ».
Une A.G. dure toujours plus longtemps que prévu. Aussi, prétextez que vous êtes en retard sur le timing, et proposez de voter le sujet délicat à main levée. D’une manière générale, les gens osent difficilement lever la main en réunion. Quand vous demanderez qui s’oppose et qui s’abstient, personne n’osera se manifester, et encore moins jouer au vilain petit canard, de peur d’être le seul opposant. Et voilà, votre motion est passée…!
Un conseil : Comment faire voter (tout court…!)
Comme je viens de le dire, les gens lèvent difficilement la main dans une réunion. Pour tous vos votes, plutôt que de demander « qui vote pour ? »… ce qui risque de vous confronter à un bide, renouvelé avec les « qui votre contre ? » et « qui s’abstient ? »… contentez vous de demander « qui vote contre ? » , puis « qui s’abstient ? »… par défaut, les autres votent pour, et voilà tous vos comptes rendus acceptés !
Bonjour
Combien de temps a l’ancien bureau pour envoyer le procès verbale après le vote
Qui c’est très mal passé la présidente et sa secrétaire nous on agressé verbalement
Bonjour,
Si l’assemblée générale a renouvelé son Conseil ou procédé à des modifications statutaires, le délai légal est de trois mois.
Si l’ordre du jour ne portait que sur les rapports annuels, l’enregistrement du PV n’est – en théorie – pas obligatoire, sauf bien sûr avis contraire des statuts.
Bonsoir
J’ai une question concernant le vote pour la réélection d’un nouveau bureau, comment cela se passe dans le cas ou il y moins de personnes qui se présente que le nombre de personnes possible.
Je m’explique, nous avons un bureau composé habituellement de 6 personnes dans mon association et là il n’y a que 5 personnes qui se sont présenté pour prétendre a l’election, du coup est ce qu’il est obligé de faire un vote lors de l’AG vu que forcement les 5 personnes seront obligatoirement elus ?
Merci pour votre retour
Cordialement
Bonjour,
J’organise ma première assemblée générale en tant que présidente d’une association sportive.
Celle ci sera ordinaire et extraordinaire (2 membres démissionnaires). Nos statuts prévoient un quorum de 20% des adhérents pour le vote mais je ne trouve nulle part si cela concerne les licenciés de 2021/2022 ou ceux de 2022/2023. En effet, notre saison est déjà entamée. Qui vote ??
Bonjour.
Votre „astuce“ pour les votes d’un sujet sensible n’est pas très juste à mon goût . Ça fascilite au bureau de l’association, mais justement les membres font partie de cette association!
De profiter d’un comportement peureux (pas oser de lever la main contre une personne devant toute l’assemblée générale) des membres , est une technique actuelle du grand business et pas d’une association.
Experience perso 😉 salarié d’une association avec épicerie (donc un commerce avec salariés ) depuis 2 ans , en arrêt maladie depuis plusieurs semaines (burn-out a cause du mobbing par quelques membres du CA ) , j’ai été dégoûtée de ce vote public à notre AG. Les gens (salariés et membres = clients) n’osaient pas de lever la main (comme vous l’expliquez bien dans votre astuce ) contre ces membres du CA.
Résultat : ces membres CA restent dans le CA, continuent à imposer leurs „idées“ er décisions à l’équipe (sans connaître le fonctionnement du magasin et les manipulations techniques à faire ) et même vouloir constituer leur équipe selon leur rêves .
Donc , pour prendre soin d’une association et tous ses membres , merci de donner d’autres astuces que celui là .
Bonjour Présidentmodele,
Dans nos statuts il est stipulé qu’au moins le 1/4 des voix délibératives doit être représentées pour valider le quorum. Les voix délibératives étant données aux plus de 16 ans ou au(x) représentant(s) légal(aux) pour les moins de 16 ans.
Doit-on prendre en compte un représentant légal ou les deux, et pour les membres d’une même famille (1 parent adhérent plus 1 ou 2 enfants adhérents) doit-on prendre un compte 1 voix ou 2 ou 3?
Merci d’avance pour votre réponse.
Bonjour Cathy,
Houla… c’est un cas délicat !
Si je m’en remets à la définition pure, les voix délibératives excluent les moins de 16 ans. Votre quorum serait donc le quart des membres au dessus de 16 ans. Il n’est même pas prévu d’après vos statuts de représenter les mineurs. Peut-être devrez à l’occasion prévoir cela dans une prochaine assemblée extra-ordinaire.
Merci beaucoup pour votre réponse si rapide
Bonjour,
mon club de sport doit tenir son assemblée générale prochainement, avec vote pour le renouvellement du bureau , et bien que rien ne soit prévu à cet effet dans les statuts de l’association, le président ( par intérim) refuse que nous présentions une liste complète de notre équipe aux adhérents .il affirme que le vote ne se fera qu’à partir d’une liste unique de candidats, rassemblant les deux projets qui s’opposent, et que les votants devront rayer certains noms pour atteindre le nombre d’élus nécessaires.
Ma question: peut on nous interdire, ou invalider le vote, si nous fournissons une liste complète avec autant de noms que de place à pourvoir, comme ça se fait par exemple pour élir les représentants des parents d’élèves?
Je ne trouve aucun texte l’interdisant, l’assemblée générale s’annonce houleuse…
Bonjour,
les astuces et conseils donnés en fin d’article ne sont valables que si les statuts (voire le règlement intérieur), n’imposent pas un type de vote spécifique.Par exemple, si le vote à bulletin secret est requis, il sera illégal de vouloir biaiser et gagner du temps, de plus les décisions ainsi prises seraient irrégulières ! Il ne me semble donc pas possible que le Pdt mène son AG comme il le souhaite en ne respectant pas les textes associatifs, ni la jurisprudence en la matière.
Le fait qu’aucun adhérent ne réagisse n’est pas une garantie de légitimité pour le Pdt, et encore moins le manque de réaction des élus qui ne sont pas forcément les plus avertis sur le fonctionnement associatif voire démocratique !!!
Bien cordialement.
Bonjour je viens devais avoir une sanction via une AGE le 08/11/2020 mais suite a la pandémie celle ci a eu lieu en juin de cette année. Quel est le delai de prescription de cette décision qui aurait dû avoir lieu il y’a déjà 7 mois . ( faits reprochés en août, notifiés en septembre pour AGE en novembre )
Merci de votre réponse
Bonjour,
En cas d’élection d’un nouveau bureau, qui doit rédiger le compte rendu,le secrétaire du nouveau bureau ou l’ancien secrétaire démissionnaire?
Merci de votre réponse.
Cordialement,
Jacques Cyprien(secrétaire)
Bonjour Cyprien,
Le compte rendu doit être rédigé par le secrétaire en titre, ce qui laisse entendre que c’est le nouveau secrétaire qui s’en chargera. Toutefois, si l’assemblée générale renouvelle son Conseil d’administration, ce n’est que lors de la prochaine réunion du Bureau que seront attribués les rôles des administrateurs. Il y a donc des chances que le secrétaire en titre soit toujours le précédent au moment où sera rédigé le procès verbal, si la réunion na pas encore eu lieu.
Dans la pratique, le PV de l’assemblée est rarement rédigé dans les jours qui viennent, et cela devient la premier travail du secrétaire nouvellement élu…. Une bonne mise en condition !
Bonjour Presidentmodele
Je vous remercie de votre réponse.c’est sympa.
Jacques Cyprien
cette année à cause de la pandémie pouvons nous organiser l’A.G sous forme de questionnaire concernant chaque rubrique (rapport moral, financier, réélection du C.A etc …) avec case à cocher « POUR » « CONTRE » « Abstention ».
A la suite de quoi toujours par courrier envoyer la compte rendu et la composition du bureau.
Merci d’avance de votre réponse
Bonjour,
Comme vu précédemment dans les brèves, tout cela a été établi par l’ordonnance du 25 mars 2020 qui avait adapté les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration.
Attention à bien respecter néanmoins les délais de convocation (ici « d’information » et d’envoi des formulaires… généralement 15 jours avant la date).
Votre question étant plus que jamais d’actualité… il serait peut-être intéressant que je prévoie une brève sur ce sujet dans les jours qui viennent, avec un lien vers l’ordonnance…!
Merci pour votre participation,
Le webmestre
Bonjour, nous préparons notre assemblée générale avec power-point ect…
Mon président n’apprécie pas le terme » Rapport Moral « , y a t’il un autre terme que je puisse utilisé, lors de ma présentation d’AG ?
Merci pour votre aide,
Bonjour,
Dans le cas où des questions dans « points divers » doivent être envoyées par courrier R-AR auparavant, et que cela a été dûment fait dans les délais, les questions doivent-elles apparaitre / être inscrites sur l’ordre du jour adressé aux adhérents ?
Merci de vos éclairages !
Dans vos conseils vous formulez la validation ou l’approbation du compte-rendu de la précédente assemblée . Je ne trouve rien de précis sur cette formalité, est-ce bien une obligation ou non ?
Merci pour les autres conseils.
Je pense que je vais recevoir la réponse sur ma boite mail .Merci.
La validation du PV de l’année précédente est en théorie le premier point de toute assemblée, mais, après tout… vous présidez la réunion comme bon vous semble…!
Toutefois, vos membres pourraient vous le réclamer. Je propose ici un plan type, et normal, qui ne laissera aucun doute, ni litige. L’initiative que vous prendrez dépend de vos relations avec vos membres.
Pour être honnête, voici des années que j’ouvre mon assemblée sans valider le fameux PV. Aucun membre ne me l’a fait remarquer, ni aucun Elu de la ville ! Je continuerai donc l’année prochaine de la même manière…
Je viens d’etre elue présidente, et vos conseils vont mettre tres precieux pour le déroulement de la prochaine AG
Suit a vos conseils, j’ai testé le « passage en force démocratique » à main levée pour mon A.G.
J’avais un point difficile a faire passer. C’est passé comme une lettre a la poste !
Merci pour vos enseignements
A.C.
Je suis secrétaire d’une association depuis plusieurs années. Je viens de lire vos conseils pour l’organisation de L’Assemblée Générale ; beaucoup sont mis en pratique dans notre asso, certains détails peuvent toujours être améliorés.
Merci pour vos enseignements.
J’ai parcouru ces conseils avec grand plaisir, ils seront appliqués lors de ma prochaine assemblée générale que je suis en train de préparer.
C’est clair et très bien expliqués.