Les préparatifs

La loi vous impose d’organiser une assemblée générale dans les six mois qui suivent la fin de votre exercice. Cela signifie que si votre comptabilité  est close au 31 décembre (cas le plus fréquent), vous devez organiser une A.G. avant le 30 juin suivant.
Une assemblée générale, si cela ne vous demandera pas un travail démesuré , cela se prépare néanmoins tôt.

3 à 6 mois avant l’A.G.

La première chose à laquelle il faut penser pour organiser votre A.G. est le lieu.

Si votre association ne comporte que quelques membres, organisez la chez un administrateur, le Président par exemple… ou le secrétaire qui dispose d’un beau 8 pièces avec piscine.

Dans la majorité des cas, vous ne pourrez recevoir une cinquantaine de convives au siège social, et aurez plutôt besoin d’un local… municipal probablement.

Prévoyez tôt votre demande à votre mairie. Vous n’êtes certainement pas le seul à solliciter une salle. Si votre objet est sportif, culturel ou caritatif, il est fort probable que votre commune vous mette gracieusement à disposition un local. Prévoyez tout de même que la commune vous réclame un chèque de caution, en cas de casse, ou de nettoyage. Ce chèque est bien sûr restitué les jours qui suivent.

De même, si vous êtes nombreux, prévoyez une sonorisation adéquate. La plupart des communes vous prêteront une sono par l’intermédiaire des Services Techniques Municipaux. Faites un demande 3 mois avant la date prévue. Prévoyez là aussi, une caution.

Toutes les salles ne sont pas meublées par défaut. Vous devrez peut être aussi prévoir les chaises, et quelques tables pour les administrateurs.

Quinze jours avant l’A.G.

Vous devez convoquer vos membres.
Le délai peut être prévu dans les statuts. Si rien n’est mentionné (c’est un tort !), il est d’usage de convoquer par écrit 15 jours avant la date.
Cela peut se faire par courrier simple, par e-mail, par recommandé, par le biais du journal, ou par le site internet du club….
Si votre association est de taille réduite, et sans litige, vous pouvez même convoquer verbalement vos amis.
Je vous fournis ici, un modèle de lettre pour le cas le plus courant : un courrier simple.

Le contenu de la convocation

La convocation doit faire apparaître :

• le nom de l’association,
• la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale
• l’ordre du jour
• la possibilité de donner pouvoir, en cas d’impossibilité
• l’identification et la signature de son auteur

Vous pouvez envoyer les documents comptables en même temps que la convocation. Cela n’est pas une obligation : vous pourrez également les distribuer (ou les présenter sur grand écran) lors de l’A.G.

L’ordre du jour :

En principe, l’ordre du jour ne peut pas être modifié en cours de séance.
C’est pourquoi je vous conseil de prévoir en fin de séance des « questions diverses », ce qui laisse la liberté d’aborder des sujets auxquels on n’avait pas pensé.
Toutefois, cela peut se retourner contre vous, car les « questions diverses » sont l’occasion de déclencher un brouhaha général dans la salle, si vous traitez un sujet délicat qui déchaine les passions.

C’est pourquoi, il est prévu légalement la possibilité d’imposer à vos membres l’envoi au préalable, par courrier, des questions diverses.
Cela vous permet d’éviter l’anarchie lors de votre réunion, et surtout de pouvoir effectuer des recherches, selon la question posée.

Les heures précédant l’A.G.

Vous avez écrit votre discours d’introduction… quelqu’un a effectué les achats pour le buffet de clôture… Un autre a récupéré les clés de la salle, et pris livraison du matériel.

Vous êtes prêt. Voyons comment cela va se passer…