Les documents indispensables

Les documents obligatoires à tenir par une association.

Le seul registre qu’une association doit tenir est le « registre spécial ». Il s’agit d’un livre au sein duquel les dirigeants doivent porter toutes les modifications de statuts apportés au cours de la vie d’une association.
Il doit être coté et paraphé. Les pages du registre spécial doivent être indissociables : on ne peut donc pas utiliser un classeur à cet effet.

Le personnel
Si votre association emploie du personnel, elle doit tenir un registre mentionnant les coordonnées de chacun, le type de contrat signé, et les date d’arrivée et de départ de chacun.

Les assemblées générales
Le registre des assemblées n’est pas obligatoire, mais conseillé.
Si votre association relève d’une fédération, celle-ci l’imposera probablement.

Les documents comptables

Les documents relatifs à la comptabilité et la tenue des assemblées sont facultatifs, mais largement conseillés. Si votre association possède un compte en banque, l’administration pourra réclamer la justification de chaque mouvement bancaire. Reportez vous aux deux sections précédentes pour les outils.

Dans le cas d’une association importante (ou à activité commerciale), vous devrez fournir la liasse comptable habituelle : bilan, compte de résultat, annexes.

L’évaluation du gratuit

Les associations présentant un bilan et un compte de résultat doivent, si elles veulent être précises, évaluer les don en nature et la bénévolat dont elles profitent. C’est là LA GROSSE spécificité de la comptabilité associative. Ces comptes sont indispensables s’ils représentent une part importante de la vie de votre association.
Ces dons et bénévolat sont enregistrés dans les comptes spéciaux, les comptes 8xx du plan comptable.
(Vous l’aurez compris, cela exclut les dons en espèces ou chèques, qui eux, rentrent dans les produits habituels, car ils sont en numéraire.)

Au débit des comptes 86 : emplois selon la nature des contributions volontaires (en contrepartie) :
860 – Secours en nature – alimentaires – vestimentaires
861 – Mise à disposition gratuite de biens – locaux – matériels
862 – Prestations
864 – Personnel bénévole

Au crédit des comptes 87 : contributions volontaires par catégorie :
870 – Bénévolat
871 – Prestations en nature
875 – Dons en nature

Le bénévolat est quantifié uniquement pour les intervenants, jamais pour les administrateurs. Il est évalué à un tarif libre, mais au minimum au SMIC.

Cet enregistrement se traduira, lors de l’établissement des comptes annuels, par la présentation au pied du compte de résultat de deux colonnes de totaux égaux sous la rubrique « Evaluation des contributions volontaires en nature ».

Exemple :

Cette comptabilité « extra-comptable » ne change en rien le résultat (déficit ou excédent) de l’association. Cela ne sert qu’à présenter une image plus fidèle de la structure, conformément au principe du plan comptable.