L’assemblée générale est – en théorie – obligatoire.
Elle se réunit une fois par an, au minimum. Certaines associations préfèreront peut être en réunir plus souvent.
Y sont conviés tous les membres de l’association (sauf dispositions contraires dans les statuts), qui auront été convoqués par courrier au moins quinze jours avant.
On distingue des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.
Une A.G. ordinaire aura un ordre du jour habituel. Elle est…. ordinaire !
Une A.G. extraordinaire est dénommée ainsi lorsqu’il est prévu une modification des statuts. Cela peut concerner une modification de l’objet, de l’adresse, le nom… ou toute régle prévue dans les articles. L’A.G.E peut aussi renouveler le conseil d’administration.
En pratique, les trois quarts des A.G. sont des A.G. ordinaires.
Dans la plupart des cas, lorsqu’une A.G.E. est convoquée, elle est aussitôt suivie de l’A.G. ordinaire. On mentionnera dans ce cas sur les convocations la réunion d’une « Assemblée Générale Extraordinaire et Ordinaire ».
Que fait-on lors de l’A.G. ?
On y fait le compte rendu de tout ce qui a été entrepris cette dernière année (depuis l’A.G. précédente). C’est le « rapport moral ». On y présente ensuite les comptes de l’association.
Ensuite, le président présente les projets pour l’année à venir.
Enfin, on accorde la parole aux membres.
La réunion de cette assemblée entraîne donc :
- que quelqu’un se charge d’envoyer les convocations (généralement le secrétaire)
- éventuellement envoyer par la même occasion des invitations à vos partenaires associatifs (mairies, collectivités, sponsors…)
- trouver un local pour réunir tout le monde, si votre association compte de nombreux adhérents. En moyenne, un gros tiers des membres se déplacent à l’A.G.
- prévoir un apéritif, histoire de motiver vos membres, et clôturer dans la bonne humeur.
Vous êtes prêts…? Allez ! On convoque…